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依頼用フォーマットの作成でアウトソース時の負担を軽減|新井 直幸 (株式会社Avenir )

Timewitch

お話いただいた人
新井 直幸 様(株式会社Avenir 取締役 産業保健事業部長)

株式会社Avenir様 プロフィール

事業概要: 産業医クラウドサービス、医師キャリア支援サービス

従業員規模:30〜100人
(以降、記事内では株式会社Avenir様を「Avenir様」と表記します。)

左から新井様(Avenir様)、岡田(Timewitch)

貴社の業務内容について教えていただけますか。

当社は従来産業医が行っていた業務を、産業医のみが実施できる業務と保健師等の産業医以外の専門家により実施できる業務に整理し、クラウドも活用して効率化することで企業のメンタルヘルスケアコストの最適化を実現しています。 
また、社会的貢献性も高いと考えており、昨今急増するメンタルヘルスに問題を抱える従業員に対し、産業医及び各種クラウドサービスをセットで提供することで、従業員の抱える課題を解決しウェルビーイングな社会の実現に貢献するサービスを提供しています。
企業に対し安価に適切かつ組織的なメンタルヘルスケア体制の整備・運用ノウハウなどを提供することで導入を促進し、日本企業全体の「ホワイト化」を目指しています。


(Timewitch)Avenir様産業保健事業部の業務内容を1枚に表現しました!

どのようなきっかけで弊社サービスのご利用に至ったのでしょうか。

顧客向けの資料を作成する機会が多かったのですが、資料を作成する時間がなく、どうにか効率化出来ないかと考えていました。
また、今まで自分たちで資料を作成していた際に、いくつかフォーマットはありました。
しかし、サービスのブラッシュアップを行っているため、3ヶ月ほどで内容が変わってしまうので、なかなか前に使った資料を再利用することが難しかったんです。
内容についてももう少し見やすくしたいという思いがありました。
そんな時に社長がメルマガでTimewitchを知ったことが利用のきっかけです。

ただ利用開始時点では、営業に追われる中、資料の完成イメージを入稿時に上手く伝えられず、どう指示すればいいのだろうかと依頼をする事自体が負担になっていました。
その際に担当の方から「まずは投げてみてください」と言ってもらい、何度か打ち合わせを重ね、親身に相談にのってもらった結果、標準フォーマットが出来上がりました。
おかげで今では細かい指示なしで完成まで仕上げてくれるので非常に助かっていますし、気軽に依頼できるようになりました。
依頼するために時間を使っては本末転倒になってしまうので、それが無くなって、資料作成の時間を他の仕事に有効活用できています。


弊社サービスを利用する前と後で変化はありましたか。

Timewitchを利用するようになり、圧倒的に営業の受注率が上がりました
まず私が利用させていただいて、それまで止まっていた案件が動き始めたんです。
そこで、このサービスをみんなで使えば受注率が上がると思えるほど、確かな効果を感じられました。

また、アウトソースしやすいテンプレートを作れたおかげで、普段の業務にプラスせずに負担を感じることなくそのまま依頼ができること、出来上がりのイメージをすることでメンバーにも普及できたと思っています。
依頼をしているうちに資料作成のアウトソーシングに関するスキルの向上を実感しました。
一番大きなところでは例えば、部下の資料作成スキルが確実にアップしました。
ただ依頼するだけじゃなく、自分たちでも今まで作成した資料に少し手を加えることがあるのですが、チームメンバーもここを伝えたら、ここを変えたら良くなるのではないかというポイントがわかってきたようで見やすい資料を作れるようになったと感じます。
Timewitchのサービスを利用する中で学びにもなったと思います。


商談資料の作成で弊社サービスをご利用頂くことが多いかと存じますが、クライアントへの提案にスライドを使用されていたきっかけなどあれば伺えますでしょうか。

利用用途は大きく分けて2つあります。 
1つは、商談メモの共有です。
やはりお客様の印象に残ることが重要ですし、それには資料がある方が断然いいと思います。
商談時に伺った課題・今後の目指すべき方向性・提案内容をまとめ、見やすく一目で整理できるようにしています。
産業医の法律というものがあるのですが、なかなか完全に理解できるお客様が多くはない中で、今自分たちの会社にどんな問題があってどのように改善するのかを、商談の時はお客様も理解してくださるのですが、翌日になるとどうしても抜けてしまうということがあるので、しっかり覚えておいていただくためにもスライドを利用しています。
お客様からも好評いただいており、大変喜ばれています。

もう1つはお客様の上司への説明資料・稟議資料です。
お客様から商談の翌日に上司から「昨日はどうだったか?」と聞かれても、どう説明すればいいか分からないというお話をよく耳にしていました。
上司への説明が負担になっているため、商談の内容を分かりやすくまとめて、そのまま使ってくださいとスライドを提供しています。
そうすることで、私たちの業務効率も上がりましたし、お客さんも説明資料を作る工数が省けるので、お互いにwin-winになっているんじゃないかと気がつきました。


社内会議用資料での弊社サービス利用について伺えますでしょうか。

社内会議などでみんなで意見を出し合い、ホワイトボードに記載したものを今まではWordにまとめていました。
ただ、その形だと読まないとわからないので、上手く図を入れれば解りやすくなるかなと思い、ラフな気持ちで依頼したのがきっかけです。

Timewitchに依頼して、論点が整理されたすごく見やすい資料になりました。
誰が見てもわかるようにまとまっていて、部署を超えて見てもらえるようになりました。
文字だけの資料だとそうはいかないので、一目でわかるというのが重要だと思っています。
これはぜひ全社的に活用したいと思い、毎回使わせてもらっています。

ホワイトボードに書いた内容をそのまま写真に撮って送って、それだけで可視化されるので、ディスカッションの円滑化にもつながっています。


弊社に入稿いただくにあたって、何か意識されている事はあるのでしょうか?

ありがたいことにフォーマットができてからは、入稿に関しては本当に意識せずに依頼できています。
最初は頭の中に完成形があって、なんとかそれに近づけるために細かい指示を書いていたのですが、逆にわかりづらくなってしまっていました。
その辺りを意識せずに依頼できるというのはありがたく、ここまでくるともう手放せないサービスになっています。

一方で、商談後翌日に依頼するということを心がけてはいます。
商談はとにかくスピードが重要です。
スライドを共有したお客様からも、話した内容が翌日にこんなに可視化できているのはありがたいと反響をいただきました。
素早く完成度の高い資料が出てくると、お客様にも安心頂けると考えています。
商談の際にお客様の判断が速くなった、社内の商談ペースも上げられたと感じています。



(Timewitch)インタビューの内容を1枚にまとめさせていただきました



編集後記

アウトソーシングサービスを取り入れたくても、使いこなすのに時間がかかったり、うまく指示できずに悩んでいるお客様が多くいらっしゃいますが、フォーマットを作ることで時間をかけずにサービスを利用できるようにされたのですね。

また、入稿の翌日に納品されるという仕組みを活かして、スピーディに商談を進め、受注率のアップにつなげているという点でもアウトソーシングをうまく使いこなしていると感じました。

株式会社Avenir様

Timewitchのサービス​

この記事の執筆・編集者

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