左から貫見様・立脇様（KCCS様）、岡田（Timewitch)

KCCS様の中で立脇様の業務内容についてお教えいただけますか？

立脇様)
KCCSは京セラの情報システム部門が分社化してできた企業です。
主な事業分野は、ICT／通信エンジニアリング／環境エネルギーエンジニアリング／経営コンサルティングです。

私たちは、ICT事業に所属しており、製造業の抱える様々な課題をICTの力を利用して解決する「ものづくりDXの実現」をミッションとしています。
「ものづくりDX」とは製造業のDXを推進するためのプラットフォームを提供することです。少子高齢化が進む社会で、リタイアの近づく職人のノウハウをデジタル化するお手伝いをしています。

（Timewitch）KCCS様デジタルソリューション開発課の業務内容を1枚に表現しました！

弊社サービスご利用のきっかけや、当初抱いていた課題感をお教えいただけますか？

立脇様)
「ものづくりDX」に関する新規事業の企画・開発業務のなかで、日々企画書などの上申資料作成を行う機会が多いのですが、時間の都合上ビジュアルを整える余裕がなく、文字が多いスライドになりがちでした。

当然、文字の多いスライドは好まれないだけでなく、忙しい経営者層に対して短時間で伝えるのには適していません。
しかし、伝わるようなスライドを作ろうとすると時間がかかってしまうので、どうしても妥協しなければいけない場面が多々あり、課題に感じていました。

そのような時、スライド作成に課題を感じたメンバーがTimewitchの掲載されたニュース記事を共有してくれました。
今後新規事業を拡大する上で、なるべくコア業務に注力していく為にも利用を検討することになりました。

貫見様)
そこで、トライアルで利用を始めました。
実際に、夜に入稿したスライドのラフデータ等が翌朝に完成されたデータとして届くので、スライドの作成スピードが格段に上がりました。
従来は上司からの依頼、確認、作成、修正と、どんなに早くても2-3日はかかっていたものが、寝ている間にスライドが完成することで1日に短縮され、依頼者と作成担当者、両方の時間短縮につながりました。

スライド作成のアウトソーシングによる”成果”を実感したエピソードを伺えますか？

立脇様)
スライド作成の時間が短縮されただけでなく、説明もしやすく伝わりやすくなった為、時間をよりクリエイティブな業務に向けることが可能になり、新規ビジネスの創出を加速させることができたと感じています。
当社は「健康経営優良法人」、及び「ホワイト500」に認定され、健康経営を推進しています。その点においても、Timewitchは当社の目指す方針と合致しており、利用する価値のあるサービスだと思っています。

また、納品物に加えて、スライド作成に関するTips等をカスタマーサクセス担当者から共有してもらい、ただ依頼するだけでなく私たちもスライド作成のやり方を学ぶことができました。自分の考えを人に伝えるためのコツを聞き、どのように書けば伝わるかを意識して入稿の際に実践すると思い通りのものが返ってきました。

Timewitchのスライドデザインに関するnoteの記事も大変参考にしています。新しい記事が公開されると自動でSlackに通知が来るようにして、キャッチアップできるようにしています。

貫見様)
noteについては、普段の業務のなかでスライド作成について深く考えたことがなかったので興味深く、学びになります。
引用元の論文も掲載されているので、納得感がありますね。

立脇様)
更に、テレワーク環境下でオンライン上でのコミュニケーションが主になる中、部門の責任者自身の考えを共有する際に、Timewitchにビジュアル化してもらったスライドを使用してメンバーに話ができるようになったことで、以前よりも責任者とメンバーの間で意思疎通ができるようになったと感じています。

大企業の場合、新しいサービス導入の社内承認獲得に苦労するというお話を伺うことが多いです。アウトソーシングへの抵抗はなかったのでしょうか？

立脇様)
抵抗はありました。自分たちでできるのではないか、という意見があるのも事実です。実際の成果物のクオリティが見えない中で、費用対効果が得られるのか、社内での運用は回るのか等を評価する必要もあります。

ただし、現在ではワークライフバランスの実現に企業として取り組んでいるため、他社サービスを利用して業務効率化を図る動きが進んでいます。

特にTimewitchの場合は、トライアルを通じて成果物を確認したことで、事前に不安を払拭でき、導入に向けた検証を行うことができた点が大きいと感じています。
トライアル時も費用対効果の評価項目に時間を設定し、自分でやる場合の人件費 (時間) とアウトソースの費用を比較して、サービス導入の効果を測定しました。
このようにトライアルにて費用対効果を確認したことが、社内承認の一助となりました。

アウトソーシング含め、新しいサービスを社内に広める際に意識されている事を伺えますか？

立脇様、貫見様)
1つ目は、サービス利用にあたって社内の運用フローやルールを予め決めたことです。
当社なりの使い方のテンプレートを作ることで、他部署の方々が利用する際に具体的なイメージを伝えることができるようになり、使ってみたいな、と思わせることができると思います。

これは運用負荷を下げる意図もありますが、そのフローの中でユーザーの声を吸い上げる仕組みをつくり、効果測定できるようにしています。
新しいサービスを広めるためには、その取組み自体を形骸化させないことが最も重要だと考えています。現場ではよいサービスと思っていても、利用が少ないと無駄な経費とみなされ、削減の対象となりかねないからです。

その為にも継続した効果測定と、その結果を経営層含め全体に共有することが大事だと考えています。
効果測定の方法として、利用者にアンケートを実施するようにしています。「自分でこのスライドを作っていたとしたらどのくらいの時間がかかっていたと思いますか」等の質問から効果を検証していますが、今後アンケートの内容や測定方法も精査していきたいと考えています。

2つ目は、サービス利用に関しての情報を常に閲覧できるようにしたことです。
具体的には簡単な社内ポータルを作成し、サービス内容の説明や使い方、ルール、よくある質問などをまとめて公開しました。
これによって、誰かに使い方を聞くという、人によってはハードルになるプロセスをなくしました。
良さそうだと思っていても「何となく使っていない」人は結構多いので、気になった人はいつでもすぐに利用できる環境を整えています。
今のところは部署内の利用が主ですが、他部署の方々も閲覧可能にしています。
このように運用を仕組み化することで社内浸透を推進しています。

3つ目は、実際にサービスを使ってもらって、体験してもらうことです。Timewitchの場合は特にユーザー体験が非常に重要だと思っています。
実際に使ってみて、システムの業務委託や請負のような大掛かりな外注とは異なり、WEBサービスやSaaSのように手軽に利用できるサービスであることを実際に体験することで、サービスに対する印象はかなり変わると思います。

（Timewitch）インタビューの内容を1枚にまとめさせていただきました

編集後記

大企業では新たなアウトソーシングサービスを取り入れることに少なからず抵抗があり、社内承認を得ることも難しいという現状の中、どのようにして導入実現へ至ったのか、更に、一度使って終わりではなく、継続するために必要な仕組みづくりの工夫についても大変興味深いお話を聞かせていただきました。
サービスに対して継続的な評価を行い、共有、浸透させることで全社的な効率アップにつながるのですね。
また、スライド作成のアウトソーシングを通じ、単なる時間短縮だけでなく、スライド作成の知識やスキルの向上にもつなげることで、費用以上の大きな価値を生みだしている点も印象的でした。

この記事を作成したTimewitchについて

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