このnoteは「資料作成にかかる時間や手間を減らしたい」「資料作成を効率化する方法を知りたい」というビジネスパーソンのみなさまに向けた記事です。

あなたは「資料の作成に1日の業務時間の半分をとられて他のことができない」「残業をしないと資料作成が終わらない」といったお悩みを抱えていませんか？

資料作成には想像以上に時間がかかります。限られた日々の業務時間で質の高い資料を作るには、効率化が欠かせません。

本記事では、具体的な効率化の方法や、効率化を検討するにあたっての注意点、おすすめのサービス・ツールを詳しく紹介します。

※このnoteは、時差を利用して「24時間以内に納品する資料作成代行サービス」を提供するTimewitchがお届けします

資料作成に時間をとられるデメリット

資料作成はただ単に時間がかかるだけでなく、次のようなデメリットが生じる場合があります。

• 重要なタスクやコア業務に充てる時間が減る

• 細かい部分が気になり、大局的な視点や創造的な思考ができなくなる

• 締め切りやタスクに追われることによるストレスの増加

重要なタスクやコア業務に充てる時間が減る

資料作成に時間をとられると、本来注力すべきことに充てる時間がその分少なくなってしまいます。

例えば、新規顧客獲得のための調査や市場分析、戦略立案といった重要な業務に時間を割けなくなってしまうのです。
ひいてはそれが仕事の成果にも関わる可能性もあります。

細かい部分が気になり、大局的な視点や創造的な思考ができなくなる

「フォントや図表などのデザインにこだわってしまう」「配置を細かく調整してしまう」 …こんな状況を一度は経験したことがあるのではないでしょうか。

時間が豊富にある場合は、そういった細かい部分にこだわるのも良いでしょう。
しかし、時間が限られている中で肝心の内容をそっちのけにして細かい部分にばかり目を向けていると、伝えたいことや論理性といった大局的な視点がおろそかになってしまいます。

また、視野が狭まると「より効果的に伝えるにはどうしたらよいか」といった創造的な思考の幅も狭まりかねません。そうなると、資料全体の魅力や説得力が弱まってしまいます。

締め切りやタスクに追われることによるストレスの増加

「あれもこれもやって、明日までに資料作成もしないと……」とタスクに追われ、残業をしたり睡眠時間を削ったりして無理な対応をしてはいませんか。

たとえ一時的であったとしてもストレスがかかってしまうと、集中力が低下したり、業務効率が落ちたりして仕事全体のパフォーマンスの低下につながります。
また、このような状態が続くと心身のバランスを崩して、健康面にも悪影響を及ぼす可能性があります。

なぜこんなに時間がかかる？資料作成に時間がかかる理由

資料の作成には想像以上に時間がかかります。しかし、なぜこんなにも時間がかかってしまうのでしょうか。考えられる理由を4つ解説します。

• 情報収集が足りていない

• 完璧主義で細部にこだわってしまう

• 構成や方向性が決まっていない

• 上司のレビューと修正が繰り返される

情報収集が足りていない

どのような資料を作成する場合でも、土台となる情報が必要不可欠です。

情報収集が不十分なまま資料作成に取り掛かると、必要な情報が後から見つかって修正が発生したり、作成しながら情報収集をするために作業が細切れになったりと、資料作成の効率が悪くなってしまいます。

完璧主義で細部にこだわってしまう

資料作成に時間がかかってしまう原因の一つに、「完璧主義」が挙げられます。フォントや図表、色使い、レイアウトなど細部にまでこだわってしまうあまり、必要以上に時間をかけすぎてしまうケースは少なくありません。

完璧主義であること自体は決して悪いことではありません。
しかし、それが行き過ぎると必要のない時間を費やすことになってしまうのです。

構成や方向性が決まっていない

資料を作成するにあたって、そもそもどのような構成や方向性で資料を作成するべきかが明確になっていないことがあります。このような状態では資料を作ろうにも、見通しが立ちません。

そうなると、記載する情報の精査に時間を要したり、内容が散漫になったりして、途中で構成や内容を大幅に変更せざるを得なくなり、想定以上の時間がかかってしまいます。

上司のレビューと修正が繰り返される

上司との認識を十分にすり合わせられていなかったり、目的や伝えたいことが異なっていたりすると、何度も修正が必要になります。
場合によっては、最初に提出した資料の内容がほとんど残っていない、ということも起こりうるでしょう。

資料作成を効率化する4つの方法

資料作成を効率化するための方法を4つご紹介します。

テンプレートを活用する

テンプレートとは、資料の構成やデザインがあらかじめ設定された雛形のことです。
インターネット上には無料で利用できる様々なテンプレートが多数公開されており、PowerPointやWordなどのソフトにも標準でテンプレートが用意されているので手軽に取り入れることができます。

テンプレートを活用することで、イチから資料を作成する必要がなくなってデザインやレイアウトに悩む時間を削減できたり、プロによる洗練されたデザインをそのまま活用することで資料の「内容」に集中したりすることが可能です。

PowerPointのショートカットキーを覚える

資料作成の効率化には、PowerPointのショートカットキーの活用が欠かせません。 ショートカットキーを覚えることでマウス操作が減り、資料作成のスピードがアップします。

よく使うショートカットキーには次のようなものがあります。

• Ctrl + S　：上書き保存

• Ctrl＋M　：新しいスライドの作成

• Ctrl + E　：テキストを中央揃えする

• Ctrl + D　：選択したオブジェクトを複製する

• F5　　　 ：スライドショーを開始する

ツールを活用する

資料作成の効率化に活用できるツールは沢山あります。
最近はAIによる自動化・効率化を実現できるツールも多く、プロンプトを入力するだけで瞬時にアウトラインを生成してくれるので効率化には欠かせません。

文章作成や校正、画像やグラフの挿入、デザインの調整なども、AIが適切に処理してくれるため、人の作業を格段に減らすことができるでしょう。
無料で使い始められるものも多々あり、例えば次のようなツールやサービスがあります。

資料作成代行サービスを活用する

資料作成代行サービスとは、プレゼン用のスライドや会議資料などの作成を代行してくれるサービスです。
スライドの作成時間を削減できるだけでなく、プロのデザインによりわかりやすい資料ができたり、残業時間の削減によりコストカットができたりするなどのメリットがあります。

Timewitchでは、時差を利用して「24時間以内に納品する資料作成代行サービス」を法人様向けにご提供しています。

詳しくはこちらのWebサイトをご覧ください。

資料作成の効率化を考える際の注意点

資料作成の効率化を考える際に注意したい点を3つ解説します。

• 資料の目的を明確にする

• スライドを作る前に構成を考える

• 伝えるべきことが疎かにならないようにする

• 1ページに情報を詰め込み過ぎない

資料の目的を明確にする

資料作成を効率化するためには、まず「何のために資料を作成するのか」という目的を明確にすることが非常に重要です。
目的が曖昧なまま資料作成に取り組んでしまうと、構成や情報がまとまらず、手直しが増えたり大幅な修正が必要になったりしてしまいます。

資料作成に着手する前に、その資料で誰に何を伝えたいのか、相手にどう感じてほしいのかを明確化し、目的に合った構成や情報を取捨選択していくようにしましょう。

スライドを作る前に構成を考える

いきなりスライドの作成に取りかかると、後から修正が必要になったり、内容が散らばったりすることがあります。また、作りながら情報を集めることになるので、効率も悪くなってしまいます。

最初に「何を伝えたいか」「どの順番で話を進めるか」「それにはどんな理由や根拠があるか」といった全体像を整理しておくと、スライド作成がスムーズに進み、無駄な作業を減らすことができます。
こうすることで、伝えたいポイントがブレずにしっかり伝わる資料を作成できるでしょう。

伝えるべきことが疎かにならないようにする

いくら資料作成が効率的でも、資料の目的が達成されなければ意味がありません。
資料作成の効率化にこだわりすぎて、本来の目的が疎かになっていないかは、定期的に振り返ってみましょう。

1ページに情報を詰め込み過ぎない

一つのスライドに多くの情報を詰め込むと、かえって理解を妨げてしまいます。一つのスライドに入れるメッセージや概念は一つのみにして、必要に応じて複数のスライドに分割するとより分かりやすくなるでしょう。
適切な余白を設け、重要なポイントが一目で理解できるようにすることで、伝わりやすいスライドを作成することができます。

資料作成代行を活用して効率化を実現した事例

Timewitchがこれまでに資料作成代行サービスをご提供し、効率化を実現した事例を3つご紹介します。

株式会社セブン銀行様

事業概要：
国内におけるATMプラットフォーム事業・決済口座事業 、海外事業

従業員規模：
300人～1,000人（社外への出向者を除き、社外からの出向者を含む。役員、執行役員、派遣スタッフ、パート社員を除く）

Timewitchを利用した背景：
CX（コーポレート・トランスフォーメション）部の取り組みの中で、経営層への説明や社内の集まりで使用する資料を作成する機会が多く、資料作成の時間を短縮したいと言う課題を抱いていた。また、新しいサービスを取り入れて部署内のカルチャーや働き方の変革をしたいと考えていた。

Timewitch利用開始後の効果や変化：

• 資料作成の時間が圧倒的に減った

• ホワイトボードの写真を入稿してスライド化してもらうため、入稿を意識して考えをまとめることが増え、図解化の意識がついて考え方にも変化が生まれた

• テキストベースで入稿した内容が構造化されるため、オーディエンスの理解度やプレゼンに対する評価が高まった

京セラコミュニケーションシステム株式会社様

事業概要：
ICT、通信エンジニアリング、環境エネルギーエンジニアリング、経営コンサルティング

従業員規模：
2,000人～

Timewitchを利用した背景：
新規事業の企画・開発業務の中で資料作成を行う機会が多いものの、時間の都合上ビジュアルを整える余裕がなく、文字が多いスライドになりがちだった。忙しい経営者層へ短時間で伝えるには適していないと分かっていながら、分かりやすい資料作成には時間がかかってしまうというジレンマを抱えていた。また、今後新規事業を拡大する上で、資料作成の効率を上げてコア業務に注力したいと考えていた。

Timewitch利用開始後の効果や変化：

• 上司からの依頼や確認、作成、修正で2～3日はかかっていた資料作成期間が1日に短縮され、依頼者と作成担当者の時間短縮になった

• よりクリエイティブな業務に時間を使うことが可能になり、新規ビジネスの創出を加速させることができた

• テレワーク環境下でオンライン上でのコミュニケーションが主になる中、分かりやすいスライドによって以前よりも責任者とメンバー間で円滑に意思疎通ができるようになった

株式会社Avenir様

事業概要：
産業医クラウドサービス、医師キャリア支援サービス

従業員規模：
30〜100人

Timewitchを利用した背景：
顧客へ見せる資料の内容が短期間でアップデートされるため、その都度新しく資料を作らなければならず、資料作成をできるだけ効率化したかった。また、もう少し見やすい内容の資料を作成したいと感じていた。

Timewitch利用開始後の効果や変化：

• 資料作成の時間を他の仕事に有効活用できるようになった

• 商談翌日に依頼するようにしたことで商談ペースが上がり、お客様の判断スピードが速くなったことで、営業の受注率が圧倒的に上がった

• サービスの利用を通じて、どんな情報を伝えるとより良い資料になるかがわかってきて資料作成スキルが向上した

• 誰が見ても分かりやすい資料が出来上がってくることにより、部署を超えて見てもらえるようになった

まとめ: 外注を活用して資料作成代行を効率化しよう

資料作成に時間がかかることによるデメリットから、効率化するための具体的な方法や注意したいことまで、網羅的にご紹介しました。

効率化するための手段は様々ありますが、その中の一つに「資料作成代行サービスの活用」があります。Timewitchは業界最速の24時間以内納品が可能な資料作成代行業者です。

「見やすくて分かりやすい資料を作りたいけど、時間が足りない……」
そのようなお悩みを解決できる資料作成代行、ぜひ活用を検討してみてはいかがでしょうか？